Miksi sähköpostit eivät mene aina perille?

Sähköpostit ovat oleellinen osa viestintää sekä yrityksen sisällä että asiakkaiden suuntaan. Miksi tärkeät lähettämäni sähköpostit eivät sitten löydä vastaanottajan postilaatikkoa? Sähköpostien perillemeno on erityisen tärkeää esimerkiksi verkkokaupan tilausvahvistuksen osalta. Myös sähköpostitse tehtävä mainonta voi kärsiä, jos vastaanottajan sähköposti estää viestien saapumisen perille.

Vaikka sähköpostien perillemeno on suurelta osin kiinni vastaanottajasta, on silti mahdollista parantaa viestien toimitusprosenttia huomattavasti sekä teknisesti (varmenteet) että sisällöllisesti (sähköpostin ulkoasu ja liitteet).

Varmenteet viestivät sähköpostin turvallisuudesta

Oleellisin asia viestien perillemenon varmistamiseksi ovat lähettäjän verkkotunnukselle lisättävät SPF (Sender Policy Framework)- ja DKIM (DomainKeys Identified Mail)-varmenteet. Vastaanottajan postilaatikko hyödyntää näitä varmenteita viestin oikeellisuuden varmistamiseksi, ja mikäli nämä varmenteet eivät ole kunnossa, sähköposti voidaan joko jättää kokonaan vastaanottamatta tai toimittaa suoraan roskakoriin. SPF-tietueen voi lisätä mille tahansa verkkotunnukselle sallimaan sähköpostien lähetys tietyistä osoitteista ja nykyään lähestulkoon kaikki lähetyspalvelut tukevat myös DKIM-varmennetta, joka vaatii aktivoinnin myös itse lähetyspalvelun puolelta.

Näiden varmenteiden lisäksi on tarjolla myös DMARC-tietue (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance), jolla on kaksi tarkoitusta: Ei toivottujen (huijaus, spammi yms.) sähköpostiviestien lähetyksen estäminen kolmannen osapuolen toimesta sekä verkkotunnusta hyödyntävien sähköpostien toimituksen seuranta. DMARC-tietue mahdollistaa vastaanottavien postipalvelimien lähettämät raportit sähköpostien toimituksesta, joiden avulla saadaan joko katsaus onnistuneista toimituksista tai vikatilanteessa tieto epäonnistumisesta sekä mahdollinen syy siitä, miksi sähköposti hylättiin tai merkittiin roskapostiksi.

Valitse ajatuksella, mistä palvelusta lähetät viestisi

Varmenteiden lisäksi sähköpostien toimitukseen vaikuttaa myös käytetty lähetyspalvelu (esim. Sendgrid, Hubspot, Flodesk). Lähetyspalveluita löytyy maailmasta pilvin pimein ja usein erityisesti ilmaiset tai halvat lähetyspalvelut vetävät puoleensa niiden väärinkäyttäjiä, josta syystä lähetyspalveluiden maine laskee. Huonomaineiset lähetyspalvelut voidaan merkitä vastaanottajan puolelta automaattisesti estetyiksi, jolloin näiden palveluiden kautta lähetetyt sähköpostiviestit jätetään huomiotta. Sama koskee myös sähköpostimarkkinoinnissa käytettyjä työkaluja ja palveluita. Usein varsinkaan ilmaiset työkalut eivät tarjoa tarpeeksi tukea viestien perillemenon varmistamiseksi tai niiden kautta lähetetyt viestit menevät suoraan roskapostiin.

Älä unohda sähköpostin sisältöä!

Viestinnässä kannattaa olla tarkka sähköpostin muotoilun suhteen. Puuttuva otsikko voi hyvin estää viestin toimituksen, ja huomionhakuinen tai muutoin räväkkä ulkoasu voi johtaa viestin jäämisen postilaatikon spam filtteriin. Lisäksi sähköpostin mahdollisiin kuviin ja liitteisiin tulee kiinnittää huomiota, sillä liian isojen tai tiettyjen estettyjen tiedostotyyppien lähettäminen saattaa vesittää koko viestin perillemenon. 

Oman verkkotunnuksen kautta lähetettävien sähköpostien toimituksen tehostamiseksi kannattaa toimitukseen liittyviä standardeja ja hyviä käytäntöjä noudattaa parhaan mahdollisuuden mukaan.